8、发函号，通常由其顺序号组成，也可以加上卷宗代码以及经办人信息等。比如在发函号01-13/142中，01是指职能部门代码，13是指职能部门卷宗目录案卷顺序号，142是指信函顺序号；

　　9、来函号和日期，包括本函所要答复的函件的函号和日期，通常打在发函号和日期的下面。如：14.05.2008№；02-551/9（发函号和日期）На№01-75от27.01.2008 （来函号和日期）

　　10、收函人，可以使机构、其职能部门、主管人员或者自然人。收函人的地址和名称通常在信函的右上角注明。如果收函人是机构、职能部门，用第一格形式，如：Минтруд РоссииЗАО《Рубин》(“红宝石”封闭型股份公司)；如果收函人是某机构、职能部门的主管人员，则机构或职能部门的名称用第一格形式，主管人员的职务和姓名用第三格形式，如：ОАО《Гранит》А.Н.Смирнову（“花岗岩”开放型股份公司阿·恩·斯米尔诺夫）或者是：ПрезидентуЗАО《Ломоносовский фарфоровый завод》В.И.Петрову（封闭型股份公司“罗蒙诺索夫瓷器厂”总裁弗·伊·彼得罗夫）。在收函人这一项也可以包括通讯地址，如果收函人是机构，则先写明机构名称，再写通讯地址，如：Акционерное общество《Кристалл》,Скатертный пер.,д.22,Москва,103030；如果收函人是个人，则先写姓名（名和父称用首字母），再写通讯地址，如：П.И.Григорьеву,ул.Кирова,д.78,кв.12,г.Новосибирск,632466；

　　11、事由（标题）反映的是函件中所涉及的主要问题，应言简意赅，用一句话概括。事由通常位于信函正文之前。信函事由它通常用“前置词O+第六格”，“по вопросу+前置词о+第六格”等形式表示。如：Об организации экспортной торговли(关于组织出口贸易事宜)；По вопросу о закупке кирпичного завода(关于收购砖厂事宜)；

　　12、正文，从逻辑上讲，正文包括引言、论据和结论三部分。引言部分要把事情的起因交代清楚；论据部分陈述论据，援引法规文件；结论部分说明发函人的态度和目的，提出请求、建议或表示拒绝等。在公务信函中也常见倒叙法，即先写结论，再进行论述。需要指出的是，公务信函的正文不是必须具备上述三个部分，亦可只有一个或两个部分。

　　正文以称呼开头。称呼位于标题下面，横向左侧或者居中，大写字母开头，另起一行。称呼语之后可以用逗号或者叹号。最常见的称呼形式有：Уважаемый(-ая)+господин(госпожа)+фамилия!(,),如：Уважаемый господин Васильев!(,)（尊敬的瓦西里耶夫先生！）；Уважаемые+коллеги(при обращении к группе лиц,связанных обшим родом деятельности!(,)(尊敬的同行！))。在正文中指称对方的复数第二人称代词Вы,Вас,Вам,Ваш等均用大写字母开始，而指称自己的复数第一人称代词мы,нас,нам,наш（除在句首外）等均用小写字母开始。正文结尾是表示敬意的套语——敬辞（заключительная формула вежливости），位于正文最后，另起一行。公务信函的往来总是与未来的合作、建立业务联系等紧密相连的，因此在结尾处经常需要表达对未来合作与往来的希望、赞许、祝愿和感谢等信息。如：С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество...(致以最好的祝愿并希望合作……)；Всегда рады оказать Вам услугу...(总是高兴为您（贵方)效劳……）；Надеюсь на дальнейшие добрыеи взаимовыгодные отношения...(希望能继续发展友好、互利的关系)；Заранее благодарим...(提前致谢)；С интересом ждём от Вас новвых предложений...(期待着您(贵方)的新建议)；Мы надеемся,что Вы оцените преимущество нашего проекта и примете участие в...(我们希望，您(贵方)能重视我方项目的优越性并参与……)等等。